ساختار سازمانی هم برای یک شرکت و هم برای کارمندان آن نقش مهمی ایفا می کند. عوامل زیادی بر چگونگی توسعه یک تجارت ، سبک و فرهنگ آن تأثیر می گذارد.
نحوه ساختار سازمان خود - به طور خاص ، لایه های مدیریت شما به شرکت خود و نحوه ترتیب کارکنان در زیر آنها - بر بسیاری از جنبه های مهم نحوه انجام تجارت تأثیر می گذارد:
- چگونه کارمندان شما وظایف و فرآیندی را که روز آنها را راهنمایی می کنند انجام می دهند
- چه کسی بر عملکرد کارمندان نظارت می کند و به عنوان کنترل کیفیت عمل می کند
- چگونه مردم ارتباط برقرار می کنند
- نحوه تصمیم گیری و اجرا
- چگونه استراتژی تجاری خود را انجام می دهید و به اهداف بزرگ تصویر می پردازید
- شرکت شما چقدر با چالش ها یا اعمال فرصت های کلیدی در بازار سازگار است
- چه نوع تجربه ای در نهایت مشتریان شما دریافت می کنند
- چه نوع فرهنگی دارید و کارمندان شما در آن کار می کنند
از آنجا که سازمان شما در تعداد کارکنان و پیچیدگی ها رشد می کند ، بسیار مهم تر می شود که ساختار خود را محکم کنید - اگر می خواهید در سطح بالایی عمل کنید ، کارمندان خود را راضی نگه دارید و خدمات عالی مشتری را ارائه دهید.
بنابراین چگونه پیش می روید؟
اول ، بیایید دو ساختار اصلی و سبک مدیریت مرتبط با هر یک را تعریف کنیم.
عمودی در مقابل سازه های مسطح
گفته می شود شرکتی با چندین لایه مدیریت ، ساختار سازمانی عمودی دارد. این بدان معنی است که بین مدیریت ارشد یا مدیران و کارمندان خط مقدم ، چندین لایه یا سطح مدیریت میانی وجود دارد.
با استفاده از این ساختار ، مدیریت متمرکز - به طور معمول مدیرعامل - موقعیت قدرت و نمایندگان را به رهبران و مدیرانی که به نوبه خود کارمندان را از طریق خطوط واضح اقتدار مدیریت می کنند ، دارد.
اشغال وسیع ترین سطح پایین کارمندان خط مقدم و ورودی شما هستند. با افزایش اندازه سازمان ، هرم بلندتر می شود.
از طرف دیگر ، یک ساختار مسطح بسیاری از لایه های مدیریت را از بین می برد. مدیریت عالی در تماس مستقیم با کارمندان خط مقدم است.
خصوصیات مرتبط با ساختارهای عمودی
- اقتدار متمرکز و تصمیم گیری از بالا به پایین
- استانداردهای یکنواخت و نقش ها و مسئولیت های معمولی تعریف شده ، همراه با یک زنجیره شفاف فرمان
- به طور کلی ، نظارت مستقیم بیشتر مدیریتی وجود دارد ، با تعداد بیشتری از مدیران نظارت بر تعداد کمتری از کارمندان و در زمینه های هدفمند بیشتر
- مشترک با شرکت های بزرگتر
خصوصیات مرتبط با ساختارهای مسطح:
- اقتدار غیر متمرکز و تصمیم گیری جانبی
- تمرکز روی کار تیمی ، همکاری و حل مسئله گروهی
- تعداد کمتری از مدیران نظارت بر تعداد بیشتری از کارمندان ، که مناطق گسترده ای را پوشش می دهند
- اغلب با شرکت های کوچکتر یا استارتاپ ها دیده می شود
جوانب مثبت و منفی ساختارهای عمودی و مسطح
این دو رویکرد بسیار متفاوت برای ساختار سازمان شما و مدیریت مردم است.
بیایید جوانب مثبت و منفی هر نوع ساختار سازمانی را بررسی کنیم تا به شما کمک کنیم درک کنید که چرا می خواهید یکی را از طرف دیگر انتخاب کنید.
جوانب ساختارهای عمودی
1. ساختارهای عمودی به راحتی قابل اندازه گیری هستند.
وقتی شرکت در حال رشد است ، افزایش پرسنل و اضافه کردن مدیریت آسان است.
2. یک سلسله مراتب کاملاً مشخص وجود دارد.
این اغلب در یک نمودار سازمانی ثبت می شود. کارکنان دقیقاً می دانند که به چه کسی نیاز دارند برای سؤالات خاص بروند یا به حل مسائل کمک کنند. آنها همچنین زنجیره فرمان را درک می کنند که آنها را به بالای سازمان متصل می کند.
3. نقش ها و پاسخگویی به وضوح مشخص وجود دارد.
این همچنین معمولاً در یک نمودار سازمانی ثبت شده است. همه عملکرد خود را درک می کنند و آنچه را که مسئولیت آن را بر عهده دارند درک می کنند و توابع دیگری که سایر همکاران انجام می دهند می توانند به سرعت شناسایی شوند.
در این سناریو ، مستندسازی عملکرد و اطمینان از رعایت استانداردها ساده تر است. مجریان فقیر فرصت کمتری برای پرواز در زیر رادار دارند.
4- ساختار بیشتری برای رشد قابل اندازه گیری کارمندان وجود دارد.
این مدل متمرکز:
- کارآیی را تشویق می کند
- همکاری را ترویج می کند
- فرصت هایی را برای توسعه بیشتر تخصص حرفه ای فراهم می کند
- مسیری برای رشد در سازمان ایجاد می کند
به علاوه ، با درک کارمندان نقش خود ، آنها به راحتی می توانند دانش بیشتری را انتخاب کرده و مجموعه مهارت های خود را با گذشت زمان گسترش دهند. تحرک کاملاً صعودی و فرصتی برای پیشرفت برای کسانی که می خواهند شغل یک کار را انجام دهند وجود دارد.
5- مدیران می توانند بر طرف مردم تجارت تأکید کنند و بیشتر به کارمندان خود توجه کنند.
این نظارت مستقیم و مدیریتی شخصی به این معنی است که کارکنان این فرصت را دارند که از حمایت بیشتر و تعامل نزدیکتر با مدیران خود بهره مند شوند که این امر می تواند منجر به مدیریت عملکرد بهتر و مربیگری و توسعه حرفه ای تر شود.
منفی ساختارهای عمودی
1. حفظ این همه سربار گران تر است.
ساختارهای عمودی به طور معمول به معنای هزینه های بیشتر است. هزینه های حقوق بیشتر است.
2. پتانسیل قطع ارتباط مداوم وجود دارد.
از آنجا که مدیریت عالی و کارکنان سطح پایین با چندین لایه مدیریت از هم جدا شده اند ، امکان عدم شفافیت و دید در صعود در بالای سازمان وجود دارد. این می تواند باعث شود کارمندان احساس کنند که آنها تصویر کامل را دریافت نمی کنند و به اندازه سهم در سازمان ندارند.
3. با تأکید سنگین بر نقش های فردی ، می توان تمایل به فعالیت در سیلوها داشت.
کارکنان می توانند دیدگاه بیش از حد غیرقانونی از شرکت شما را ایجاد کنند ، زیرا آنها فقط بر وظایف خودشان و چگونگی حمایت از اهداف بخش خود تمرکز می کنند ، بر خلاف اینکه چگونه آنها در اهداف کلی شرکت شما قرار می گیرند. همکاری متقابل یا عملکردی متقابل نیز می تواند رنج ببرد.
4- نظارت مستقیم بیشتر مدیریتی می تواند منجر به مدیریت خرد شود.
این می تواند کارمندان را ناامید و از روحیه کاسته شود. برای کارگران بسیار ماهر ، این سلسله مراتب ساختار یافته می تواند خلاقیت را محدود کند.
5- چندین لایه مدیریت می تواند به تصمیم گیری آهسته منجر شود.
تصمیم گیری ممکن است کارآمد باشد اما در مورد آن تصمیمات - و همچنین برقراری ارتباط در سیاست یا رویه ها یا اعلام استراتژی ها و ابتکارات جدید - می تواند کند و دست و پا گیر باشد زیرا جهت ها باید از طریق همه لایه های مدیریت فیلتر شوند.
6. اگر بسیاری از افراد مجبور به تأیید آنها باشند ، می توان ایده های جدید و خوب را از دست داد.
یک فرآیند تأییدیه های طولانی تر و پیچیده تر - که شامل مشاوره با بسیاری از مدیران در سطوح مختلف است - می تواند ایده های جدید و نوآوری را تقویت کند.
جوانب مثبت ساختارهای مسطح
1. کم هزینه تر است.
هنگامی که یک سازمان مجبور نیست بسیاری از دستمزدهای مدیر را بپردازد ، می توان آن وجوه را در جای دیگر شرکت سرمایه گذاری کرد.
2. سازمان ها زیرک و چابک تر هستند.
رهبران و کارمندان می توانند از سرعت بیشتری در تجارت برخوردار شوند - مانند زمان پاسخ سریعتر به تغییر شرایط یا ترجیحات مشتری.
3. تصمیمات سریعتر گرفته می شود.
مدیران اجرایی (یا C-suite) می توانند اطلاعات مربوط به کسب و کار را مستقیماً از کارمندان برای ایجاد تغییرات تجاری دریافت کنند. علاوه بر این، روسای کمتر به معنای درگیری کمتر و چابکی و انعطاف بیشتر برای پذیرش ایده های جدید و متفاوت است.
4. ارتباط موجزتر است.
از آنجا که این ساختار سازمانی مبتنی بر تماس مستقیم است، فرصت های کمتری برای تفسیر نادرست بازخورد یا ایده ها وجود دارد.
مجری (C-Suite) می تواند اطلاعات را مستقیماً از منبع جمع آوری کند، که می تواند میزان ارتباط نادرست را که در محل کار رخ می دهد محدود کند. در همان زمان، کارکنان خط مقدم ارتباط مستقیمی از مدیران اجرایی (سی سوئیت) دریافت می‌کنند و به هر کارگر این امکان را می‌دهد تا در صورت لزوم تنظیمات واضحی را در مسئولیت‌های خود انجام دهد.
5. کارمندان مستقل هستند.
کارمندان قدرت تصمیم گیری دارند که می تواند اعتماد به نفس و مشارکت آنها را افزایش دهد.
سطح استقلال افزایش می یابد زیرا چشمان کمتری روی شانه های آنها نگاه می کند یا از ایده های آنها انتقاد می کند. کارگران بسیار ماهر در این محیط عالی هستند زیرا خلاقیت آنها تشویق می شود.
معایب سازه های مسطح
1. تصمیمات بد را می توان تحت عنوان تخصص گرفت.
مجری (C-suite) به شدت به کارکنان خط مقدم متکی است و تصمیمات را می توان بر اساس تخصص کاذب اتخاذ کرد.
2. خطوط بین مسئولیت های فردی و گروهی ممکن است مبهم شود
این می‌تواند تا حدی اتفاق بیفتد که مشخص نباشد چه کسی کمتر از حد انتظارات را انجام می‌دهد یا از آن فراتر می‌رود، یا جایی که در تکالیف کاری همپوشانی وجود دارد.
وقتی کارمندان چندین کلاه بر سر می‌گذارند و مسئولیت‌هایی را بر عهده می‌گیرند که خارج از شرح شغل رسمی آنها است، می‌تواند بر توانایی آنها برای تمرکز و بهترین عملکردشان در وظایف تعیین‌شده تأثیر منفی بگذارد.
3. سازمان های مسطح فرض می کنند که هر کارمند هر روز بهترین تلاش خود را می کند.
در نتیجه، کارکنان فاقد نظارت دقیق هستند. کنترل و تعادل کمتری برای بهره وری فردی و تیمی وجود دارد.
علاوه بر این، رشد محدودی برای کارگران بسیار ماهر وجود دارد. اگر کارکنان نتوانند از طریق زنجیره فرماندهی به سمت بالا پیشرفت کنند، فرصت های کمی برای پیشرفت وجود دارد.
4. مقیاس این ساختار سازمانی دشوار است.
اگر یک شرکت سطوح بالایی از رشد را در مدت زمان کوتاهی تجربه کند، خطر تجارب منفی در محل کار مانند تصمیم‌گیری ضعیف یا رفتارهای غیرمولد افزایش می‌یابد.
5. فقدان قدرت تصمیم گیری مرکزی می تواند همه را کارآمدتر کند.
اگرچه دسترسی یک مزیت است، زیرا خطوط ارتباطی مستمری بین بخش‌ها یا تیم‌های مختلف وجود ندارد، می‌توان زمان زیادی را هنگام تلاش برای نوآوری تلف کرد.
بعلاوه، اگر اکثریت نتوانند موافق باشند، می‌تواند بحث‌ها و بی‌عملی طولانی‌تری داشته باشد.
همه این عوامل می توانند با رشد سازمان ها چالش هایی را برای آنها ایجاد کنند.
کدام ساختار را باید انتخاب کنید؟
هیچ پاسخ درست یا غلطی وجود ندارد. هیچ راه حل یکسانی وجود ندارد.
تصمیم شما در مورد اینکه کدام ساختار را انتخاب کنید به آنچه به عنوان یک سازمان در تلاش برای رسیدن به آن هستید بستگی دارد. هر مسیری را که انتخاب کنید، ساختار سازمان شما باید از این امر پشتیبانی کند.
همانطور که شرکت شما رشد می کند، باید تصمیمات مهمی بگیرید. از خودت بپرس:
- از نظر فرهنگی می خواهید چه نوع سازمانی باشید؟
- ارزش های شما چیست؟
- اهداف سازمانی شما چیست؟
- چه نوع تیمی دارید؟
- مشتریان شما چه انتظاری دارند؟
- فرآیندهای کاری فعلی شما چیست؟
- کدام سازه برای جایی که در حال حاضر هستید و جایی که می خواهید بروید مناسب تر است؟
هر گزینه دارای مزایا و مزایایی است و هر دو برای انواع مختلف شرکت های موفق به خوبی عمل کرده اند.
نکاتی برای اجرای هر یک از ساختارها
مهم نیست که کدام ساختار را اتخاذ می کنید، سعی کنید نقاط قوت دیگری را برای کاهش نقاط ضعف در خود بگنجانید.
به عنوان مثال، اگر یک ساختار عمودی را انتخاب کنید:
- کارمندان را تشویق کنید تا به دنبال همکارانی در داخل و خارج از بخش خود برای فرصت های همکاری باشند. مربیان قوی ای باشید که می توانند کنترل را به جای مدیریت خرد محول کنند.
- فرصت هایی را برای مدیریت ارشد پیدا کنید تا با کارکنان سطح پایین تر وقت بیشتری داشته باشند.. چگونه می توانید به طور کارآمد و موثر به کارکنان در سراسر سازمان دسترسی پیدا کنید؟چگونه می توانید افراد خود را درگیر نگه دارید و به آنها کمک کنید احساس ارزشمندی و بخشی از یک تیم کنند؟
- فرآیندهای خود را مطالعه کنید تا تعیین کنید چه چیزی می تواند کارآمدتر شود تا سازمان شما بتواند سریعتر به تغییرات واکنش نشان دهد.
به همین ترتیب، اگر ساختار مسطح را انتخاب کنید:
- مراقب باشید که اجازه ندهید محل کار شما دچار سردرگمی یا هرج و مرج شود. فقط به این دلیل که سازمان شما طبقه بندی نشده است به این معنی نیست که شما نیازی به نمودار سازمانی نوشته شده ای ندارید که نقش ها، مسئولیت ها و روابط را گزارش کند.
- بدانید که در نهایت، شما نیاز به مدیریت قوی دارید تا در صورت لزوم به عنوان تصمیم گیرنده نهایی، قاضی عملکرد و انضباط عمل کنید.
- به مدیران خود آموزش دهید که چگونه از استرس و فرسودگی شغلی در مدیریت چندین گزارش مستقیم جلوگیری کنند.
خلاصه همه چیز
شما دو گزینه اصلی برای نحوه ساختار سازمان خود دارید: یک ساختار عمودی یا یک ساختار مسطح.
هر دو گزینه مزایا و معایب خود را دارند. ساختاری که انتخاب و اجرا می کنید باید با نیازها و اهداف منحصر به فرد کسب و کار شما هماهنگ باشد. در حالت ایده‌آل و در صورت امکان، باید نقاط قوت ساختار دیگر را در نظر بگیرید تا بتوانید برخی از نقاط ضعف ساختاری را که انتخاب کرده‌اید کاهش دهید.
برای اطلاعات بیشتر در مورد ایجاد یک ساختار محل کار کاربردی - مانند داشتن چندین لایه مدیریت - و حمایت از یک محیط کاری مثبت و موفق، مجله رایگان ما را دانلود کنید: راهنمای Insperity برای بهترین مکان برای کار بودن.
